Trois freins à une bonne communication au travail

PASSER D’UN DIALOGUE DE SOURDS À UN DIALOGUE AUTHENTIQUE

Cet été, je me suis lancé dans le projet de construire un patio. C’est tout simple, un patio : quelques planches, quelques angles, quelques vis pour tenir le tout en place et le tour et joué ! Eh bien, non!

Je me suis vite rappelé que pour arriver à mes fins, il fallait que je consulte ma conjointe et mes voisins, que je négocie avec mes fournisseurs, que je gère mon stress et celui des autres lorsque le budget et les délais ont dépassés. J’avais oublié que pour atteindre des résultats, au-delà des compétences techniques, il fallait que je dialogue, influence, négocie, communique et gère des conflits. Bref, pour atteindre mes objectifs, je devais entrer en relation.

N’est-ce pas aussi votre expérience dans vos projets professionnels? On vise des résultats et ceux-ci dépendent beaucoup plus de notre capacité à communiquer que de nos compétences techniques. Qu’on tienne le rôle de gestionnaire, d’employé ou de collègue, notre manière de communiquer est la clé pour bâtir la confiance et l’engagement des personnes impliquées de près ou de loin dans tout projet.

Afin de vous aider à communiquer efficacement, nous vous proposons d’éviter les 3 freins suivants :

Frein # 1 – Dire tout ce qui vous passe par la tête! [Voir la vidéo]

Contrairement à ce que dit le proverbe, toute chose EST bonne à dire. Par contre, si vous désirez être entendu et créer de la confiance, il y a une manière, un lieu et un moment opportuns pour engager une discussion sur des enjeux délicats ou importants. Parler de manière tout à fait « spontanée », « honnête » ou « vraie », sans prendre le temps de réfléchir, vous empêche de :

• clarifier ce qui est vraiment important pour vous en tant que personne ainsi que dans le rôle que vous tenez au sein de l’organisation;
• prendre en considération le contexte : est-ce le bon endroit et le bon moment pour créer l’impact désiré sur les personnes concernées?;
• vous questionner et vous assurer que vous agissez à partir de vos valeurs et des valeurs de votre organisation;
• qui est important pour elle, ainsi que son point de vue unique.

En somme, nous vous conseillons d’être stratégique dans vos communications. On ne parle pas ici de censurer ou d’édulcorer votre propos, au contraire. La préparation et la réflexion permettront à la communication d’être plus authentique, efficace et bienveillante.

Frein # 2 – Ne focaliser que sur la recherche de solutions [Voir la vidéo]

Lorsqu’on veut atteindre des objectifs, il est important d’identifier les tâches à accomplir, de prévoir les différents obstacles et de trouver des solutions aux problèmes qui surviennent. Par contre, si l’on veut créer de la motivation et de l’engagement envers ces objectifs, si l’on veut la pleine participation et la créativité de son équipe et de ses partenaires, il est important de prendre également en considération l’aspect émotionnel de nos communications.

Les émotions, dans le monde du travail, se manifestent sous différentes formes plus ou moins subtiles : commentaire désobligeant en réunion, courriel agressif, long silence, engueulade, argumentation sans fin, résistance à toute nouvelle idée, rumeurs, etc. Tous ces gestes et attitudes sont des indices que la personne vit de la frustration, de la confusion, de la peur, de la démotivation ou toute autre émotion négative.

Les émotions ne sont pas des erreurs ou des problèmes à régler. Elles constituent plutôt un mécanisme humain fondamental qui permet de reconnaître ce qui est vraiment important pour la personne qui les vit. Si vous voulez augmenter l’intensité d’une émotion, ignorez-la; si vous voulez atténuer une émotion, écoutez-la et parlez-en. C’est lorsqu’une personne se sait écoutée et considérée dans son vécu et son expérience que son système nerveux peut se détendre; elle peut dès lors faire preuve d’ouverture et de créativité.

Quoi faire avec les émotions dans un contexte professionnel? D’abord ralentir, respirer et réfléchir (voir Frein # 1). La meilleure stratégie de communication à adopter avec une personne qui vit une émotion est simplement de l’écouter, de reconnaître ce qu’elle vit. Pendant ces moments, il est contreproductif de juger, de conseiller, de critiquer, d’en faire une histoire personnelle et même de tenter de trouver des solutions.

Frein # 3 – Ignorer les différentiels de pouvoir [Voir la vidéo]

Dans le monde du travail, chacun a un rôle qui lui confère un certain pouvoir. Il est important dans nos communications de prendre en considération cette réalité lorsque nous parlons à un patron, à un employé ou à un collègue.

COMMUNIQUER AVEC UN PATRON :

Lorsque l’on parle à un supérieur hiérarchique, il est important de démontrer que l’on comprend et respecte le niveau de responsabilité auquel il opère si l’on veut être entendu. Pour ce faire, veillez à toujours mettre en lumière en quoi votre propos est aligné sur les objectifs et les résultats pour lesquels il est imputable. Si votre supérieur est convaincu que vous le soutenez dans l’atteinte de ses objectifs, il sera beaucoup plus ouvert à entendre des points de vus différents du sien.

COMMUNIQUER AVEC UN EMPLOYÉ :

Pour avoir accès à toute la créativité et la contribution de vos employés, il est important de créer un climat où chacun peut s’exprimer sans peur des réprimandes. Étant donné votre position d’autorité, si vous voulez vraiment entendre le fond de leur pensée, encouragez la dissension. Pour ce faire, dites explicitement que vous ne détenez par la vérité, écoutez et demandez des précisions posez des questions-chocs, par exemple : « Si une personne était en complet désaccord avec ma position, quels seraient ses arguments? » ou « Si vous étiez 100 % certain de mon soutien, quelles décisions prendriez-vous? ».

COMMUNIQUER AVEC UN COLLÈGUE :

Avec des collègues, il n’y a pas de relation d’autorité. Afin que la communication soit efficace, les conversations doivent s’ancrer dans des enjeux partagés, des préoccupations communes et des orientations sur lesquelles tout le monde s’accorde. Bien que ce ne soit pas toujours facile, tout échange devrait commencer par l’identification de cet enjeu commun avant d’aller vers les aspects plus spécifiques que l’on veut aborder.

En ayant en tête ces 3 freins à l’efficacité de vos communications, vous éviterez bien des dialogues de sourds pour tendre vers des dialogues plus authentiques, efficaces et bienveillants dans votre contexte professionnel.

Bonne rentrée !

Jean-Philippe